Laura Romp & Carla Ligtenberg, Achmea Reinsurance Company N.V. 

Achmea Reinsurance Company N.V. (Achmena Reinsurance) is het competence centre op het gebied van herverzekeren binnen Achmea. Herverzekeren is een vorm
van verzekeren, waarbij een verzekeraar een deel van de door hem geaccepteerde
risico’s verzekert bij een andere verzekeraar. 
 
Al voordat het coronavirus Nederland teisterde, was Achmea op zoek naar een oplossing om het ondertekenen van documenten te vereenvoudigen.

naar esign Contact

header esign testimonial
2rem

Reinsurance Manager Laura Romp: “We zochten vooral een oplossing die past in de huidige digitale wereld. Een belangrijk criterium was dat het aan onze veiligheidsvereisten moest voldoen. Gebruikersgemak staat ook hoog op het lijstje, voor zowel de ontvanger van een digitaal te ondertekenen document als voor onze collega’s bij Achmea Reinsurance. Het moest een oplossing zijn die het ondertekenen volledig digitaliseert. We willen de processtappen bovendien kunnen volgen en controleren. Ook flexibiliteit en snelheid zijn belangrijk, evenals het vastleggen van de zogenoemde audittrail.”

 

 

Achmea Reinsurance Company N.V.

Welke oplossing hebben jullie gerealiseerd?

In juli 2020 stond een grote contractverlenging gepland, waardoor het besluitvormingsproces is versneld. Bij het ondertekenen van deze contracten zijn namelijk meerdere collega’s betrokken, die wegens corona niet meer fysiek bij elkaar werkten. Dit zou de doorlooptijd flink verlengen: een extra trigger voor Achmea Reinsurance om heel snel gebruik te gaan maken van digitale handtekeningen.

 

Carla Ligtenberg, teamleider van het secretariaat bij Achmea Reinsurance: “Het was wel even spannend: in korte tijd gingen we een aanzienlijke verandering doorvoeren. Zowel voor ons als voor onze relaties.” Na enkele adviesgesprekken met Pondres is gekozen voor de eSign-module, een rechtsgeldige digitale handtekening voor het intern en extern ondertekenen van o.a. contracten.

 

De samenwerking

Laura en Carla over de samenwerking: “Pondres begreep de urgentie en acteerde daar ook naar. Vanuit een duidelijke planning konden wij snel schakelen. Wij werden bij de hand genomen en kregen direct inzicht in de taken die wij konden voorbereiden. De flexibiliteit en beschikbaarheid op ieder moment van de dag hebben wij als zeer prettig beschouwd. Afspraken werden nagekomen, er werd pragmatisch omgegaan met eventuele hobbels naar de livegang. Ook vonden we het prettig dat de communicatie duidelijk was. Het was echt teamwork.

 

Het resultaat was er ook naar, want binnen vier weken was de inrichting een feit. Onze eigen dedicated productieomgeving stond klaar en we konden direct aan de slag om documenten digitaal te laten ondertekenen. Perfect op tijd voor onze harde deadline. Ook na lancering was Pondres beschikbaar om ons te ondersteunen in de nazorg in deze belangrijke periode voor ons.

We zijn er erg blij mee vooral gelet op de eenvoud en laagdrempeligheid in gebruik. Het systeem bevat de juiste, benodigde functionaliteiten. Kortom, de applicatie doet wat het moet doen en is daarom binnen ons bedrijfsproces in hele korte tijd een vast onderdeel in afhandeling van te tekenen documenten geworden.”

 

Wat heeft het Achmea Reinsurance gebracht?

Na het succesvol afronden van de contractverlenging is Achmea Reinsurance het digitaal ondertekenen ook gaan inzetten voor andere documenten en processen waarvoor een handtekening nodig is. Het volledige geautomatiseerde tekenproces zorgt ervoor dat ondertekening van stukken vele malen efficiënter gaat.

 

“Het bespaart ons veel tijd. Voorheen werden documenten geprint, getekend, gescand en verzonden naar de relatie. De relatie deed vervolgens hetzelfde en stuurde de documenten weer terug. Nu uploaden we het document in het eSign-portaal, selecteren we de ondertekenaars en bepalen de volgorde van ondertekening. In het portaal kan ik de status van het document zien. Het tekenproces is aanzienlijk versneld sinds de invoering van de digitale handtekening via eSign. Ook van onze relaties ontvangen we veel positieve reacties over de nieuwe manier van werken. Het tekenproces verloopt soepel en we komen tot een snelle afwikkeling van een getekend document,” aldus Carla Ligtenberg.

 

Tips van Achmea Reinsurance voor jou

Communicatie met de relatie is altijd belangrijk, maar bij de introductie van een nieuwe tool is dat zeker van groot belang. Zo heeft Achmea Reinsurance haar relaties tijdig geïnformeerd over de vervanging van de natte handtekening door een digitale handtekening. Dit heeft zeker geholpen bij de acceptatie door relaties.

 

Tot slot is het belangrijk om ook je interne organisatie te betrekken bij het proces. Informeer collega’s tijdig, nodig ze uit om mee te denken of om het te beoordelen. Dit geldt niet alleen voor de eigen teamgenoten, maar denk hierbij ook aan collega’s van IT. Zo voorkom je ongewenste vertraging tijdens het traject. Bepaal wat belangrijk is voor jouw organisatie en kies voor een goede basis.

 

Meer lezen?

Lange ondertekenprocessen en administratieve rompslomp zijn verleden tijd met eSign, onderdeel van het Digitaal Communicatie Portfolio van Pondres. Dit biedt toegang tot een scala aan digitale verzendkanalen. 

 

Wil jij weten hoe je snel, contactloos en veilig eSign kan integreren in jouw bedrijfsprocessen? Download de whitepaper of neem dan nu vrijblijvend contact op met Wouter de Regt.

 

 

Naar esign

 

Wouter de Regt
Manager Business Development 

+31 88 949 41 73