Update corona

Header_smal

Het coronavirus roept veel vragen op, ook bij onze collega’s en klanten. Bij Pondres houden we de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten en treffen we waar nodig maatregelen. Hierbij volgen wij de adviezen van het RIVM, maar nemen we ook additionele, proactieve maatregelen. Graag informeren wij je via deze update over dit preventieve beleid én post- en pakketleveranciers.

Heb je naar aanleiding van het coronavirus nog aanvullende vragen over onze maatregelen? Stel ze dan via info@pondres.nl of +31 88 949 41 00, of je vaste contactpersoon. Dan komen wij hier zo snel mogelijk op terug.

 


Update #7 | 14 oktober 2020


Vanuit de overheid zijn er weer strengere maatregelen genomen om verspreiding van het coronavirus te voorkomen. Uiteraard houden wij ons bij Pondres ook aan deze richtlijnen en wijzen wij onze medewerkers nog eens extra op de regels. Afgelopen maanden is er veel thuisgewerkt door onze collega’s van kantoor. Maar ook wij zagen afgelopen weken dat de beweging naar kantoor weer groter is geworden. Daarom is deze regel weer aangescherpt. Al onze kantoormedewerkers werken thuis en komen alleen naar kantoor als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden.

100% thuiswerkdag

A.s. donderdag gaan we een stap verder, dan gaan we testen met een thuiswerkdag voor iedereen. Dat betekent dat ons kantoor leeg zal zijn, alle collega’s werken verplicht vanuit huis maar zijn dus gewoon bereikbaar zoals je gewend bent.

Waarom doen wij dit?

Wij doen deze 100% thuiswerkdag om te testen of alles goed is ingeregeld mocht er een totale lockdown komen. Zo zijn wij goed voorbereid en er zeker van dat alle werkzaamheden op afstand kunnen worden uitgevoerd. Dit met als doel dat wij onze dienstverlening in verschillende scenario’s kunnen handhaven zoals je dat van ons gewend bent.

 


Update #6 | 30 september 2020


De tweede golf van het coronavirus roept weer vragen op, ook bij onze collega’s en klanten. Het aantal besmettingen neemt sterk toe. Meer mensen worden opgenomen in het ziekenhuis en belanden op de intensive care. Bij Pondres zijn we dan ook weer extra alert en we houden ons aan additionele, proactieve maatregelen en natuurlijk de adviezen van het RIVM om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Graag informeren wij je via deze update over dit beleid, en alle ontwikkelingen binnen en buiten Pondres.

Mede naar aanleiding van de aangepaste adviezen voor Noord-Brabant hebben wij deze week de volgende aanvullende maatregelen genomen:

Wat betekent dit voor Pondres en onze dienstverlening?

  • Het uitgangspunt is dat onze collega's niet op bezoek gaan bij klanten/relaties. Ook willen wij het bezoek bij Pondres tot een minimum beperken. Ook hier geldt dat we alleen bezoekers ontvangen indien noodzakelijk. Als een bezoek niet is uit te sluiten, dan worden alle voorzorgmaatregelen in acht worden genomen.
  • Bij Pondres werken we nog altijd zoveel mogelijk thuis en wijzen we onze medewerkers veelvuldig op hygiëne en waakzaamheid bij (verkoudheid)klachten. Zo minimaliseren we de kans op besmetting, en zorgen we voor elkaar en onze dienstverlening.
  • Wat betreft onze dienstverlening zijn het nog altijd drukke tijden, met name op onze IT- en Operations-afdelingen. Met dank aan extra inspanningen van andere collega’s en een flexibele schil van externe krachten, kunnen wij de dienstverlening aan onze klanten verlenen zoals ze van ons gewend zijn. 
  • Op de productieafdeling zijn mondkapjes waar nodig in gebruik voor de veiligheid van onze medewerkers.


 

Update #5 | 26 mei 2020


Het coronavirus roept veel vragen op, ook bij onze collega’s en klanten. Bij Pondres houden we de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten en treffen we waar nodig maatregelen. Hierbij volgen wij de adviezen van het RIVM, maar nemen we ook additionele, proactieve maatregelen. Graag informeren wij je via deze update over dit beleid, en alle ontwikkelingen binnen en buiten Pondres.

De cijfers van het RIVM gaan gelukkig voorzichtig de goede kant uit en daarmee zijn ook enkele overheidsmaatregelen versoepeld. Dit zorgt voor wat meer vrijheid en hoop, en we merken de laatste weken positiviteit in de markt. Orders, projecten en campagnes worden weer opgestart bij klanten. Een mooi signaal, wat hopelijk de start van een lange weg naar ‘het nieuwe normaal’ betekent.

Wat betekent dit voor Pondres en onze dienstverlening?

  • Bij Pondres zijn we blij met alle positieve signalen, zeker ook voor onze klanten. Ondanks de overheidsversoepelingen blijft ons beleid vooralsnog ongewijzigd. Juist omdat we privé wat meer ruimte en dus sociale contacten krijgen, vinden we het belangrijk om bij Pondres niet te verslappen. Daarom blijft het thuiswerkbeleid van kracht tot zeker 1 juli, wordt bezoek van en aan klanten/relaties vermeden tot zeker 1 juli en wijzen we onze medewerkers veelvuldig op hygiëne en waakzaamheid bij (verkoudheids)klachten. Zo minimaliseren we de kans op besmetting, en zorgen we voor elkaar en onze dienstverlening.
  • Wat betreft onze dienstverlening zijn het nog altijd drukke tijden, met name op onze IT- en Operations-afdelingen. Met dank aan extra inspanningen van andere collega’s en een flexibele schil van externe krachten, kunnen wij de dienstverlening aan onze klanten verlenen zoals ze van ons gewend zijn. Voor de bezorging van (fysieke) communicatiestromen blijven we afhankelijk van post- en pakketleveranciers. De explosieve toename van het aantal pakketten heeft PostNL genoodzaakt minimaal nog deze en volgende week volumebeperkingen te hanteren. Wij informeren alle klanten waarop dit betrekking heeft hier persoonlijk over. Neem gerust contact op met je contactpersoon bij Pondres als je hier aanvullende vragen over hebt.

Meer informatie

Volledigheidshalve vermelden we dat er bij Pondres-medewerkers geen besmetting is geconstateerd en vastgesteld.


 Update #4 | 10 april 2020


Vanuit diverse relaties krijgen we de vraag hoe het gaat met Pondres en onze dienstverlening. Daarom geven we hier graag een korte update over. 

Hoe gaat het met Pondres?

Het gaat goed met Pondres. Aan de ene kant merken we een sterke toename van persoonlijke communicatie-uitingen zoals kaarten en gifts. Een mooi interview van onze klant Hallmark lees je hierover in het AD. Er wordt veel gecommuniceerd; privé naar familie, vrienden en zorgmedewerkers, maar bijvoorbeeld ook zakelijk als extra blijk van waardering richting collega’s en medewerkers. Een hartverwarmende ontwikkeling in deze moeilijke tijd. Eenzelfde groei zien we bij online bestellingen voor diverse webshopklanten, omdat winkelbezoek veelal vermeden wordt of niet mogelijk is. 

Om deze drukte in goede banen te leiden en tegelijkertijd de veiligheidsmaatregelen in acht te nemen, werken we tijdelijk met een tweeploegensysteem. Daarnaast hebben we onze poule aan Operations-medewerkers uitgebreid om de ploegen optimaal te kunnen vullen. Daardoor zijn we in staat om onze capaciteit te verhogen en tegelijkertijd het aantal medewerkers op één tijdstip en werklocatie te verlagen.

Aan de andere kant merken we natuurlijk dat een aantal klanten voorzichtig is met hun communicatie en campagnes, met name in de retail. We hopen dat zij verder zo min mogelijk last ondervinden van de crisis en goed uit deze moeilijke situatie komen. Waar mogelijk proberen we hieraan bij te dragen en mee te denken.

Kunnen we alle orders nog bij de eindklant krijgen?

Voor de verzending en bezorging van onze (fysieke) communicatiestromen zijn we natuurlijk afhankelijk van post- en pakketleveranciers. Zoals we in onze vorige update al aangaven, onderhouden wij hiertoe nauw contact met alle leveranciers. De overkomstduur van post en pakketten kan wat langer zijn dan normaal, zeker naar het buitenland maar ook in Nederland. De pakketleveranciers ervaren een nooit eerder vertoonde piek in post- maar vooral pakketaantallen en hebben grote moeite om alles gesorteerd en verzonden te krijgen.

  • PostNL Pakketservice is opgeschaald van 5 miljoen naar bijna 7 miljoen te bezorgen pakketten per week. Dit zijn astronomische hoeveelheden, zeker in combinatie met alle hygiënemaatregelen en het hogere ziekteverzuim.
  • Bij bpost, ook voor Pondres een belangrijke pakketvervoerder voor de Belgische markt, geldt hetzelfde: een grote piek vergelijkbaar met een dagelijkse Black Friday. Door bpost wordt daarom vanaf maandag 13 april een tijdelijke crisisbijdrage van € 0,25 per pakket in rekening gebracht wegens hogere kosten door de coronacrisis.

Dit heeft impact op alle bedrijven en webshops, groot en klein, dus ook op onze klanten. Wij informeren alle klanten waarop dit betrekking heeft hier persoonlijk over. Neem gerust contact op met je contactpersoon bij Pondres als je hier aanvullende vragen over hebt.

Meer informatie

Volledigheidshalve vermelden we dat er bij Pondres-medewerkers geen besmetting is geconstateerd en vastgesteld.


Update #3 | 17 maart 2020

Update Pondres

Pondres heeft eerder al maatregelen doorgevoerd die verder gingen dan voorgeschreven door het RIVM. Medewerkers werken thuis waar mogelijk, overleggen en bezoek worden afgezegd of telefonisch voortgezet, en op productieafdelingen wordt er zoveel mogelijk in ploegen gewerkt, vinden pauzes in shifts plaats en worden werkplekken zoals inpaktafels verruimd. Deze maatregelen zetten we voort en breiden we uit indien nodig.

Belangrijk om te vermelden is dat we volledig up and running zijn op onze gebruikelijke capaciteit. Zowel voor onze fysieke als onze digitale processen en bijbehorende IT-dienstverlening. We hebben geen besmettingen en mede door onze vroegtijdige maatregelen kunnen wij alle klantprocessen verwerken en borgen. 

Update post- en pakketleveranciers

Voor veel klanten is post- en pakketbezorging een vitaal onderdeel van hun communicatie. Als Premium Partner onderhouden wij nauw contact met PostNL. Zo blijven wij te allen tijde op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en maatregelen van hun kant. Op basis van deze informatie beantwoorden we graag een aantal vragen die we over post- en pakketbezorging hebben ontvangen.

1. Bezorgt PostNL nog steeds post en pakketten?

Het RIVM heeft aangegeven dat het virus niet kan worden overgedragen via post of pakketten. Daarom bezorgt PostNL zoals gebruikelijk de post, pakketten en andere zendingen. Wel neemt PostNL enkele maatregelen om besmetting te voorkomen. Zo tekent de bezorger na toestemming van de ontvanger voor ontvangst en wordt er gewerkt aan verruiming van de dagelijkse bezorgtijden om de werkomstandigheden zo gezond en veilig mogelijk te houden.

2. Word ik als verzender geïnformeerd als er in bepaalde gebieden geen post of pakketten meer bezorgd of opgehaald kunnen worden?

Vooralsnog is dit niet aan de orde. Op de website postnl.nl/corona tref je de meest actuele informatie aan. Mochten er wijzigingen plaatsvinden in post- en pakketbezorging die impact hebben op jouw zendingen, word je hier uiteraard tijdig van op de hoogte gebracht.

3. Hoe worden consumenten geïnformeerd als er geen post of pakketten meer bezorgd kunnen worden?

Op postnl.nl/corona staat de meest actuele informatie. Via deze website en de PostNL-app communiceert PostNL proactief naar hun consumenten. Zo worden ook zij zoveel mogelijk op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen. 

4. Gaat alle post- en pakketbezorging door zoals normaal?

De overkomstduur van post en pakketten kan op termijn wat langer gaan duren dan normaal. Zeker buitenlandse post- en pakketzendingen kunnen vertragen, afhankelijk van de lokale situatie in de landen die het betreft. Neem contact op met je contactpersoon bij Pondres als je vragen hebt over de postbezorging in Nederland en/of internationale post.

  • PostNL heeft diverse scenario’s op de plank liggen om postbezorging zolang mogelijk te kunnen uitvoeren. Postbezorging is een cruciaal proces in de Nederlandse maatschappij  en zal zolang mogelijk worden gefaciliteerd binnen de mogelijkheden en regels van de overheid en het RIVM.
  • Ook bpost is zich bewust van zijn rol, en zet zich er maximaal voor in om de taken van de universele postdienst uit te voeren en de continuïteit van zijn activiteiten te verzekeren. Dit betekent dat er ook in België sprake is van normale postbezorging.

Update #2 | 12 maart 2020


Mede naar aanleiding van de aangepaste adviezen voor Noord-Brabant hebben wij deze week de volgende aanvullende maatregelen genomen:

  • Het projectteam, waarin alle afdelingen vertegenwoordigd zijn, voert dagelijks overleg, zet acties uit en zorgt voor opvolging
  • Per afdeling is een plan opgesteld waarin is vastgelegd hoe de continuïteit gewaarborgd blijft:
    • Kantoorafdelingen werken zoveel mogelijk thuis; de afdeling waar primair het meeste contact met onze klanten plaatsvindt (Account Support) werkt in drie teams, waarvan per team 1 lid verplicht thuiswerkt. Dit beleid is verplicht en er wordt niet van afgeweken
    • In de productieafdelingen wordt er zoveel mogelijk in ploegen gewerkt, vinden pauzes in shifts plaats en worden werkplekken zoals inpaktafels verruimd. Daarnaast worden medewerkers opgeroepen met regelmaat hun handen te desinfecteren 
  • Grote (fysieke) overleggen worden geannuleerd en op andere manieren voortgezet
  • Bezoek van of aan relaties wordt geannuleerd en telefonisch, via skype of via mail afgehandeld
  • Met strategische leveranciers op het gebied nationale en internationale postverzending zoals PostNL, en materialen zoals papier, verpakkingsmateriaal en folie, zijn wij in continu overleg om de continuïteit van onze dienstverlening optimaal te waarborgen.


Volledigheidshalve vermelden we dat er bij Pondres-medewerkers geen besmetting is geconstateerd en vastgesteld.


Update #1 | 9 maart 2020

  1. Welke maatregelen heeft Pondres getroffen om de impact van het coronavirus op medewerkers en dienstverlening te minimaliseren, en continuïteit te waarborgen?

Medewerkers
Er zijn verschillende besmettingen met het coronavirus in de regio, wat vragen oproept bij medewerkers en klanten. Wij houden de communicatie daaromtrent scherp in de gaten van o.a. het RIVM, de GGD en de gemeente Tilburg. Zij geven aan dat er – naast de gebruikelijke richtlijnen om griep te voorkomen – geen reden is voor extra maatregelen.  

Om zorgen van medewerkers te voorkomen, hebben we hierover op 28 februari met alle medewerkers gecommuniceerd middels een memo. Hierin hebben we de belangrijkste preventieadviezen van het RIVM benoemd met betrekking tot persoonlijke hygiëne. Ook hebben we richtlijnen gegeven hoe te handelen in geval van ziekte, verkoudheid en vakantie(plannen) naar risicogebieden.

Additionele preventie
Daarnaast hebben we er voor gekozen om extra preventieve maatregelen te nemen. Zo worden alle (grootschalige) events voor of met klanten, leveranciers en medewerkers geannuleerd. Mocht dit betrekking hebben op een event met jou dan word je hierover persoonlijk bericht. Bovendien mogen medewerkers in overleg met hun leidinggevende thuiswerken om de kans op besmetting zoveel mogelijk te voorkomen. 

Continuïteit dienstverlening
Met een interne projectgroep hebben we dagelijks contact om de meest recente ontwikkelingen te bespreken. Ons bestaande calamiteiten- en business-continuityplan is de leidraad en op basis van de laatste ontwikkelingen bepaalt de projectgroep of aanvullende maatregelen nodig zijn.

  1. Zijn er besmettingen binnen Pondres?

Er zijn geen besmettingen bekend binnen ons bedrijf. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over preventieve maatregelen en ziekteverschijnselen. In navolging van het RIVM-advies adviseren wij onze medewerkers zich te melden bij luchtwegklachten als ze een van de risicogebieden bezocht hebben of contact hebben gehad met anderen die daar geweest zijn.

  1. Is er onderzocht in hoeverre subcontractors maatregelen tegen het coronavirus hebben getroffen? Zo ja, wat was de uitkomst van dit onderzoek?

In het kader van medewerkers betreft dit in hoofdzaak uitzendbureaus. Wij werken samen met twee uitzendbureaus die beide preventieve maatregelen hebben genomen. Wat betreft onze dienstverlening hebben wij bij onze leveranciers de vraag gesteld wat zij voor (preventieve) maatregelen genomen hebben of van plan zijn te nemen. Met alle leveranciers hebben we hier nauw contact over. Indien we maatregelen onvoldoende achten, zullen we hierop acteren. Hierover zal dan uiteraard ook communicatie naar belanghebbenden volgen.

Heb je naar aanleiding van het coronavirus nog aanvullende vragen over onze maatregelen? Stel ze dan via info@pondres.nl of + 31 88 949 41 00, of je vaste contactpersoon. Dan komen wij hier zo snel mogelijk op terug.