Pondres logo

Formulier digitaal ondertekenen

Een formulier rechtsgeldig én digitaal ondertekenen.

Home > Wat we doen > Digitale transformatie > Digitale handtekening > Formulier Digitaal Ondertekenen

We werken meer dan ooit vanuit huis, we doen wereldwijd zaken en daarnaast vullen we contracten en formulieren digitaal in. Sommige formulieren moeten echter worden afgesloten met een handtekening. Tekenen door meerdere partijen op papier kost onnodig veel tijd en is bewerkelijk. Gelukkig is er een oplossing, de digitale handtekening. Op deze pagina lees je hoe je op een rechtsgeldige en gebruiksvriendelijke manier formulieren digitaal ondertekent.

Formulieren digitaal ondertekenen in 3 stappen

Rechtsgeldigheid speelt een grote rol bij het ondertekenen van formulieren. Het kan je een hoop rompslomp besparen als je afspraken goed en rechtsgeldig hebt vastgelegd. Door een formulier digitaal te ondertekenen via eSign ben je zeker van een rechtsgeldige overeenkomst. Bijkomend voordeel is dat je het overzicht houdt over het gehele ondertekenproces. je ziet precies wie er moet tekenen, wanneer en wie al heeft getekend.

eSign maakt deel uit van het Pondres Digitaal Communicatie portfolio. Het is een veilig en gebruiksvriendelijk platform voor het ontvangen en ondertekenen van digitale handtekeningen. Hierdoor kun je binnen enkele minuten een document voorbereiden en verzenden, waarna de ontvanger(s) het controleren en ondertekenen. Het is mogelijk om de handtekeningstromen te automatiseren of handmatig te verzenden.

In 3 stappen leggen we uit hoe je handmatig formulieren, opstelt en ondertekent met eSign. Neem contact met ons op om uw handtekeningstromen te automatiseren.

Stap 1 - verzoek voor een digitale handtekening via eSign

  1. Download het ingevulde formulier
  2. Ga naar de portal
  3. Voeg in het formulier de ondertekenvelden en aanvullende invulvelden toe 
  4. Selecteer de gewenste ondertekenmethode bijvoorbeeld: 
    • Manueel (handgeschreven) 
    • sms/e-mail met code (OTP),  eventueel met 2 factor authenticatie (2FA)  
    • iDIN, DigID, Itsme®, eHerkenning, of lokale methoden zoals belID, SwissID.
  5. (Optioneel) Kies de teken- en goedkeuringsvolgorde. Je kan kiezen uit: parallel, opeenvolgend en complex

Stap 2 - verstuur het formulier

Druk op verzenden.

De geadresseerden ontvangen een e-mail met het verzoek om een ​​digitale handtekening en de instructies voor ondertekening, afhankelijk van de in stap 4 gekozen methode. Na validatie kan de geadresseerde vervolgens met één klik ondertekenen.

Stap 3 - signeren met een digitale handtekening via eSign

  1. Open de e-mail en volg de instructie.
  2. Autorisatie vindt plaats, het systeem valideert op de achtergrond of je ook écht de geadresseerde bent.
  3. Bevestig dat het document volledig is gelezen en vul de gevraagde informatie aan. 
  4. Plaats en verstuur de handtekening met één druk op de knop.
  5. Ontvang een link naar het getekende document als alle betrokkenen hebben getekend of geparafeerd.  

Rechtsgeldig formulieren digitaal ondertekenen

Een handtekening op het formulier is cruciaal voor de bewijslast, maar niet elke handtekening is gelijk van aard. De basis elektronische handtekening (BES) of een 'natte handtekening' biedt geen juridische zekerheid. Bij een geschil beslist de rechter, want met deze ondertekeningsvormen kan gemakkelijk gefraudeerd worden.Wil je zeker weten dat een handtekening rechtsgeldig is, kies dan minimaal voor het niveau van de geavanceerde digitale handtekening (AES). 

Bekijk onderstaand schema voor een compleet overzicht van de verschillende soorten handtekeningen. Alles weten over rechtsgeldig digitaal ondertekenen? Download de gratis whitepaper: rechtsgeldig en snel ondertekenen met een digitale handtekening.

Rechtsgeldig formulieren ondertekenen was nog nooit zo eenvoudig

Ervaar zelf hoe eenvoudig Pondres eSign werkt. Vraag nu een gratis demo aan en begin met digitaal ondertekenen.

Pol
Pol van den Broek
Client Service Manager
Gratis demo
Top linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram